الوظائف

ملخص الوظيفة:

المسؤول عن إدارة عمليات المبيعات اليومية، متابعة طلبات العملاء، التنسيق مع المستودع وفريق التسليم، وضمان تقديم خدمة عملاء عالية الجودة، مع متابعة الفواتير والمدفوعات وحفظ الوثائق بشكل دقيق ومنظم.

المسؤوليات اليومية:

1. إعداد العروض والفواتير: صياغة وإصدار عروض أسعار دقيقة للعملاء وضمان إصدار ومشاركة الفواتير في الوقت المناسب.
2. التنسيق مع المستودع: التواصل المباشر مع موظفي المستودع لتأكيد توافر المخزون وتجهيز الطلبات وجداول الشحن.
3. مراجعة الأسعار والخصومات والكميات: التحقق من صحة الأسعار والخصومات وكميات المنتجات في طلبات المبيعات قبل المعالجة.
4. تسجيل حسابات العملاء الجديدة: إنشاء وتحديث ملفات العملاء في النظام وضمان دقة جميع معلومات الاتصال والفواتير.
5. معالجة طلبات الشراء عبر الإنترنت: مراجعة ومعالجة الطلبات المستلمة من المنصات الإلكترونية وتحويلها إلى المستودع للتنفيذ.
6. إدارة التحويلات الداخلية: متابعة عمليات التحويل للعملاء داخل النظام.
7. متابعة السائقين وإدارة المرتجعات: تتبع عمليات التسليم، حل أي تأخير، التأكد من تسليم الطلبات بنجاح، ومعالجة المرتجعات أو التبادلات.
8. دعم العملاء: الرد على استفسارات العملاء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني بشأن توافر المنتجات، تحديثات التسليم، وحالة الطلبات.
9. تنسيق الدفعات: جمع تأكيدات الدفع، متابعة الفواتير المعلقة، والتنسيق مع فريق المالية للمطابقة والتسوية.
10. التحكم في الوثائق: حفظ وصيانة نسخ من عروض الأسعار والفواتير ومذكرات التسليم وطلبات الشراء لسهولة الرجوع إليها.

المهام الأسبوعية:

1. تنسيق جدول الإمدادات: إعداد وتحديث جداول الإمدادات الأسبوعية وفقًا لتوقعات المبيعات، ومستوى المخزون، وجداول التسليم.
2. حجز وتأكيد مواعيد التسليم: ترتيب مواعيد التسليم مع العملاء والشركاء وضمان توصيل الجداول بوضوح للسائقين وفريق المستودع.
3. تقييم كفاءة معالجة الطلبات: تقييم عمليات التعامل مع الطلبات اليومية لتحديد أي تأخير أو مشكلات، وتقديم توصيات لتحسين العمليات.
4. دعم تسوية المخزون: التعاون مع المستودع لمطابقة مستويات المخزون والتحقيق في أي فروقات.
5. التحقق من الالتزام: ضمان أن جميع الوثائق والمعاملات متوافقة مع السياسات الداخلية والمتطلبات التنظيمية الخارجية.